Sekretarka i asystentka - czy to to samo?

25 kwietnia obchodzimy Międzynarodowy Dzień Sekretarki i Asystentki. Chociaż obydwie nazwy wymienia się jednym tchem, coraz częściej można usłyszeć, że to dwa różne zawody. Firma AutoID, dystrybutor biurowego programu do optycznego rozpoznawania pisma ABBYY FineReader przyjrzała się, kim jest współczesna sekretarka.

Według klasyfikacji zawodów i specjalności z 2010 roku sekretarki: zapisują informację słowną i pisemną lub utrwaloną w formie umożliwiającej wykorzystanie czytników automatycznych, sprawdzają, formatują i przepisują korespondencję, protokoły i sprawozdania ze słuchu, dokumentów elektronicznych lub wersji roboczych, organizują i nadzorują procesy dokumentacji.
 
W funkcjonującym jeszcze kilka lat temu prestiżowym Policealnym Studium Sekretarskim w Krakowie uczono takich przedmiotów, jak: maszynopisanie, obsługa biura i urządzeń biurowych,  prowadzenie korespondencji, a także prawo, ekonomia, filozofia i psychologia. Dziś krakowskie studium już nie istnieje, a sekretarki coraz częściej stają się asystentkami. Nie przynoszą kanapek prezesowi, ale pomagają w podejmowaniu strategicznych decyzji. Nie przekładają segregatorów, ale prowadzą kalendarze on-line. Wbrew przytoczonej wyżej definicji nie tracą czasu na przepisywanie tekstów do komputera, ponieważ prędzej skorzystają z programu do optycznego rozpoznawania tekstu, jak właśnie wspomniany ABBYY FineReader.

Dla Anity Flejszar z informatycznej formy SoftNet bycie asystentem prezesa oznacza współdzielenie, a czasem wręcz przejmowanie niektórych obowiązków szefa, zwłaszcza w wymagających sytuacjach, nawiązywanie kontaktów z klientami bankowymi i przygotowywanie spotkań prezesów. Jest nie tylko na pierwszej linii frontu firmy, ale w dużej mierze partnerem w zarządzaniu firmą.

Asystentki i sekretarki nie muszą ze sobą konkurować. Jak tłumaczy Flejszar w dynamicznych firmach jest miejsce zarówno dla asystentki, pełniącej wspomniane obowiązki, jak i sekretarki, która wspomaga asystentkę w kwestiach logistycznych, organizacyjnych, prowadzeniu kalendarzy i przetwarzaniu dokumentów. Jedno jest pewno – bez doskonale zorganizowanej sekretarki, asystentki czy office managerki sprawne funkcjonowanie firmy byłoby chyba niemożliwe.

ip